Digitalizaci firem stále obestírá řada mýtů a polopravd. Ty se točí nejen kolem využívaných technologií či přínosů digitalizace, ale rovněž kolem jejich samotného zavádění a přístupů k projektům souvisejícím s digitální transformací.
Nejasnosti se nevyhýbají ani jedné z nejpreferovanějších technologií v této oblasti – nástrojům Microsoft 365, obzvláště při vývoji aplikací či jejich přizpůsobování firmám na míru.
Mýtus č. 1: Náklady spojené s Microsoft 365 a agilním vývojem nejsou pod kontrolou
Lze se například setkat s tvrzením, že rozvoj Microsoft 365 a použití agilních metod při vývoji místo klasického tzv. Waterfall přístupu znamená, že nemáte náklady na projekt pod kontrolou. Přitom jde o dva odlišné procesy vývoje softwaru a každý z nich je vhodný pro jiný účel. Waterfall metodika se skládá z pevně definovaných fází, jimiž musí projekt projít v uvedeném pořadí. Je vhodný pro projekty s pevně danými požadavky a jasnou specifikací. Naproti tomu tzv. agile development se zaměřuje na flexibilitu a rychlou reakci na změny. Je proto vhodný zejména pro projekty s „volnějšími“ požadavky nebo pro takové projekty, kde jsou změny během vývoje předpokládané či dokonce očekávané.
„Při vývoji softwaru vždy pracujeme se třemi veličinami: Scope (rozsah a kvalita), Time (čas) a Price (cena). Waterfall metodika má za cíl na začátku projektu všechny tři zafixovat na základě velmi detailní analýzy a definice požadavků na cílové řešení. V reálném světě však v průběhu projektu naprosto vždy dochází ke změnám, které znamenají posun jak v ceně, tak v čase. Tradiční, tzv. Waterfall metodika, v reálném světě dokáže zajistit pouze parametr Scope, tedy rozsah, zatímco čas i cena jsou proměnlivé. Pokud nepřistoupíte na změnu ceny, tedy její navýšení, či posun termínu, znamená to, že dojde k významnému poklesu rozsahu a kvality. Na rozdíl od toho Agilní metodika je opravdu schopná zafixovat cenu a termín a v průběhu celého projektu podle toho řídit kvalitu a hlavně rozsah dodávky. Vzhledem k tomu, že jsou to změny v reálném světě žádoucí a ku prospěchu, je Agilní projektová metodika pořád více preferovaná,“ vysvětluje Michal Hanko, Business Development Manager ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
Mýtus č. 2: S cloudovými nástroji se snižuje produktivita zaměstnanců
Při běžném využívání pak pochyby vyvolává i možnost vzdáleného přístupu a práce kdykoliv a odkudkoli, což cloudové služby umožňují. Faktem je, že během covidové pandemie se možnost práce z domova nebo tzv. hybridní režim ukázaly jako zásadní. Názor, že zaměstnanci, kteří pracují částečně či zcela vzdáleně, jsou méně produktivní mimo jiné proto, že je manažeři nejsou schopni tak dobře řídit jako ty v kanceláři, se ukazuje jako překonaný. „Pokud je posláním manažera kontrola docházky a aktivity zaměstnanců, je pro něj ideální mít lidi v kanceláři pěkně na očích,“ glosuje tento mýtus M. Hanko. Pro firmy, pro něž je podstatnější výsledek než „docházka“, jsou pak podle Hanka cloudové nástroje efektivním pracovním nástrojem podporujícím digitální firemní kulturu a flexibilní práci.
Přínosy využití Microsoft 365
Technologie a nástroje služby Microsoft 365, jež společnost Konica Minolta využívá při digitalizaci, přinášejí jejím zákazníkům spoustu benefitů. Obsahují totiž širokou škálu nástrojů pro komunikaci, které umožňují zaměstnancům komunikovat a spolupracovat efektivněji bez ohledu na to kde jsou a zda využívají stolní počítač, notebook, tablet nebo chytrý telefon. Mezi takové nástroje nově nejčastěji patří Teams a Yammer, které postupně nahrazují komunikaci a spolupráci v Outlooku a také cloudová úložiště dokumentů SharePoint a OneDrive, které umožňují spolupráci na dokumentech v reálném čase. Vysoký důraz se samozřejmě klade také na bezpečnost a ochranu dat. Součástí Microsoft 365 je proto množství bezpečnostních funkcí, jako šifrování, autentizace nebo možnost monitorování a auditingu. Všechny tyto nástroje pomáhají chránit citlivá firemní data a aplikace před neoprávněným přístupem. A protože součástí cloudové služby Microsoft 365 je také Microsoft Power Platform, může být toto prostředí navíc velice snadno přizpůsobeno potřebám konkrétního zákazníka a rozšířeno o jednoduché i komplexní aplikace či vazbu na další firemní systémy.
Garik Hammer
