Stalo se vám již někdy, že by za vás někdo bezchybně přečetl všechna data z faktur – nejen elektronických, ale i těch papírových – a bezchybně je zapsal do informačního systému, například do HELIOSu? A tím by následně umožnil spustit na to navázané automatizované procesy, a to vše z 95 % plně automaticky? Pokud byste byli uživateli DOCU-X v kombinaci se systémy HELIOS, byla by to vaše běžná praxe.
DOCU-X je založen na strojovém učení a algoritmu, který se sám postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. Úspěšnost vytěžování se tak pohybuje kolem 95 %. Vše lze přitom obsluhovat přímo z HELIOSu. Úloha zodpovědného zaměstnance je v takovém případě velmi jednoduchá – pouze doklady kontroluje a řeší případné korekce. Faktury tak nemusí ani zúčtovávat školená účetní. Zvládne to takřka kdokoliv.
Není rychlejší fakturu kopírovat? Není. DOCU-X vytěží doklad a ještě, než jej založí v HELIOSU, tak si najde nejvhodnější fakturu pro kopírování položek a ty použije. Můžete mít tedy s minimálním zásahem založený, zaúčtovaný doklad vč. přílohy PDF.
Ovládat 200 jazyků
Řada českých firem dnes dostává faktury v nejrůznějších jazycích. Pro DOCU-X to však není překážkou. Podporuje totiž 200 různých jazyků. Rozpozná stejně dobře naši abecedu, jako azbuku, čínštinu, japonštinu, korejštinu, arabštinu a mnohá další písma a jazyky.
Bezpochyby by se vám hodilo automatické rozpoznávání i dalších typů dokumentů. DOCU-X a HELIOS lze propojit takřka pro libovolnou agendu. Systém tedy umožňuje i vytěžování přihlášek do věrnostního programu, objednávek, technických průkazů, výrobních dokumentů, případně na dotahování položek z příjemek a z obdobných dokladů. Třešničkou na dortu je pak schopnost automatického rozpoznání a převodu ručně psaného textu.
Všechny rozpoznané dokumenty přitom zůstávají v bezpečí vaší firmy, respektive vašeho systému HELIOS.
Dokumenty pod kontrolou
Pro mnohé firmy může být problémem práce z domu. Řada interních procesů totiž neodpovídá specifickým podmínkám home office. To se týká i správy firemních dokumentů. Proto je nyní správná chvíle přemýšlet o digitalizaci – například o tom, jaké mají výhody DMS a OCR systémy.
Vytisknout dokument, vstát od počítače, jít přes tři kanceláře k tiskárně, vzít dokument, podepsat, donést šéfovi do kanceláře ke kontrole, zanést zpátky do systému…Uf. Náročná práce, která je sama o sobě velmi zdlouhavá a neefektivní. A v případě home officu hlavně nemožná.
V době, kdy se ne všichni zaměstnanci fyzicky vyskytují v kanceláři, je východiskem digitální řešení správy dokumentů, jako jsou faktury, objednávky, žádanky o dovolenou, o náhrady apod. K tomu se využívají DMS (Document Management Systems), tedy systémy pro digitální správu dokumentů). Ty umožňují bezpečný vzdálený přístup ke všem dokumentům, se kterými firma přichází denně do styku naprosto odkudkoliv na základě jejich uživatelských rolí. A ideální přímo z prostředí podnikového informačního systému, jako je například HELIOS, ve kterém jsou zaměstnanci zvyklí pracovat.
Chytré řešení
Dobrou volbou DMS řešení je bezesporu DOCU-X DMS. Nabízí systematický přístup k dokumentům přímo z HELIOSu. Můžete si zde nastavit jasnou odpovědnost za dokumenty a přístupová práva k jednotlivým dokumentům. Systém pak sám a plně automaticky zajistí oběh elektronických dokumentů, včetně souvisejícího workflow. Dokumenty jsou navíc řádně zabezpečeny proti ztrátě či zničení. Velkou výhodou je také jejich rychlé a efektivní vyhledávání.
DOCU-X DMS vám však může pomoci i se samotnou digitalizací, a to díky modulu pro OCR (Optical Character Recognition, neboli automatické rozpoznávání textu). Díky tomu lze například zautomatizovat zpracování faktur. Vložíte papírovou fakturu do skeneru, DOCU-X DMS sám rozpozná jednotlivá pole na faktuře a rovnou je připraví do HELIOSu a zároveň fakturu v elektronické podobě pošle do schvalovacího workflow. To významně pomáhá zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a výrazně to zjednodušuje jejich oběh v týmech. Díky tomu je pak už jedno, zda zaměstnanci pracují z kanceláře, nebo z domova. Oběh veškerých dokumentů je pak rychlý, levný a například faktury lze schvalovat třeba i z mobilu, z aplikace HELIOS Mobile, nebo přímo z emailu.