• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
Home Články

Moderní kancelář se točí kolem dokumentů

Tomáš Jirásko
3. 1. 2018
| Články

V kanceláři máte plné šanony dokumentů, ale když potřebujete najít něco konkrétního, a nadto ještě rychle, je to problém. Nebo jste o krok dál a všechny papírové dokumenty si skenujete, ale opět, prohledávání je dlouhavé a problematické, protože musíte soubory na obrazovce pročítat jeden po druhém. Jak na tištěné i elektronické dokumenty, aby vaše kancelář byla moderní a nebrzdila vás?
Krokem, který již řada firem absolvovala, je snaha o snížení nebo aspoň zastavení růstu spotřeby papíru a nákladů na tisk. Dalším efektivním krokem je skenování příchozích papírových dokumentů a jejich převod do plnohodnotné elektronické podoby. A právě zde přicházejí ke slovu tzv. chytré multifunkční tiskárny.

Nástup chytrých multifunkčních zařízení je pro kanceláře podobná změna jako byl přechod z běžných mobilů na smartphony. Snadno se ovládají pomocí dotykového displeje a aplikace v nich hrají stále větší roli. Funkce, které jsme dříve znali jen z velkých A3 chodbových kopírek, dnes zvládnou i malé multifunkce formátu A4.

Například součástí chytrých multifunkcí značky OKI je otevřená platforma sXP pro napojení na podnikové procesy a řada softwarových nástrojů pro správu tisku, OCR a podobně. OCR je další klíčovou složkou chytrého konceptu, jen s pomocí této technologie je možné skenovaný dokument, tedy de facto obrázek, převést na plnohodnotný elektronický dokument s texty, tabulkami, obrázky a podobně. A pouze skeny zpracované s OCR můžete dále využívat, fulltextově je prohledávat i jinak automaticky zpracovávat.

Typicky tak můžete skenované dokumenty nahrát do centrálního úložiště ve formátu PDF/A pro dlouhodobou archivaci s možností fulltextového prohledávání. Pokročilé chytré multifunkce jsou přitom cenově dostupné malým a středním firmám. Možnosti dříve obvyklé jen u nákladných DMS (Document Management System) řešení se tak zpřístupňují i malým a středním firmám.

Další moderní směr ukazuje software Acronis True Image, určený především pro zálohování. Má funkci elektronického notáře založené na technologii blockchain, kterou využívají kryptoměny jako Bitcoin či Ethereum. Acronis umí k zálohovaným dokumentům připojit jedinečnou informaci, která zaručuje, že soubor nebyl v průběhu času změněn, což je garantováno a ověřováno právě s pomocí blockchainu a lze k tomu vystavit i certifikát ověření. Pro profesionální potřeby v souladu s legislativou a regulatorními požadavky lze využít elektronická časová razítka.

Vzrůstající množství elektronických dokumentů a jejich důležitost vyžaduje také jejich snadné sdílení a adekvátní ochranu zálohováním. Ať jde o domácí kancelář nebo obří korporaci. Dokud o data nepřijdeme, neuvědomujeme si, jak jsou cenná. Na výběr jsou dvě základní možnosti, lokální záloha v podobě sdíleného úložiště (NAS) nebo jde využit některou cloudovou službu. V případě lokální zálohy je ideálním řešením použít duplikaci disků (RAID 1). Máte tak jistotu, že v případě, kdy dojde k poškození disku, je k dispozici další kopie. Dobrými příklady NASů pro menší firmy jsou například WD MyCloud PR 2100 nebo Synology DS416. Nabízí řadu pokročilých nastavení, ale umožňují také jedním krokem zálohovat obsah USB klíčenky a samozřejmě vzdálený přístup. Bezpečnost dat můžete ještě zvýšit tím, že data můžete odeslat do cloudového úložiště.

Druhou metodu, zálohu do cloudu, aniž si to vlastně uvědomujeme, používáme téměř všichni. Spousta lidí má Dropbox, Google Drive či OneDrive. Podobných služeb na trhu je přehršel, některé zdarma, jiné placené. Důležité rozhodnutí je, jak vlastně k zálohování budete přistupovat, kde budete primárně ukládat data a odkud a jak nim potřebujete přistupovat.

Dokonalým řešením je kombinace obou přístupů. Lokální záloha umožňuje okamžité promítnutí změn a data jsou k dispozici i když nejde internet a cloudová záloha představuje geograficky bezpečnou zálohu pro případ přírodní katastrofy, požáru nebo krádeže.

Na čem tisknout v kanceláři?

Největším problémem při nákupu kancelářských tiskáren a multifunkcí bývá volba nevhodného typu nebo spíše velikosti tiskárny. Platí jednoduché pravidlo – čím menší tiskárna, tím dražší provoz.

Pořizovací cena tiskových zařízení bývá často při nákupu hlavním kritériem, ale přitom většinou představuje jenom kolem 10 % celkových nákladů spojených s provozem. Projektovaná životnost tiskových zařízení bývá 5 let, solidní výrobci dávají alespoň dvouletou či lépe tříletou záruku. Z hlediska technologií se v kancelářské tisku prosadily laserová a LED zařízení, pracují na podobném principu, kvalita výstupů je srovnatelná, LED konstrukce je jednodušší a méně náchylná k poruchám. V poslední době se v kancelářích okrajově prosazují i inkoustová zařízení.

Barevné tiskárny a multifunkce s laserovou či LED technologií a oddělenými zásobníky lze také úspěšně používat jen pro černobílý tisk. Při monochromatickém tisku jsou náklady nižší, protože se používá pouze jedna barevné složka, navíc černé tonerové zásobníky často bývají levnější nebo s vyšší kapacitou než ty barevné. Pokud je navíc zařízení vybaveno automatických oboustranným tiskem lze dosáhnout snížení spotřeby papíru až o 45 procent. Například značka OKI nyní k vybraným LED barevným tiskárnám a multifunkcím nabízí černý toner zdarma až na 14 tisíc stran, což by v běžném provozu mělo pokrýt černobílý tisk na celý rok.

Rubriky: České ITCloudHardwareOperační systémyPodnikový softwareSecurityTechnologie

Související příspěvky

Zprávičky

Telekomunikační firmy loni zvýšily tržby o 0,6 % na 121,3 miliardy Kč

29. 9. 2023
CZ.NIC začal zveřejňovat seznam zablokovaných domén
Zprávičky

ChatGPT začíná pro uživatele vyhledávat aktuální informace na internetu

29. 9. 2023
Zprávičky

Meta představila své první produkty založené na generativní AI pro spotřebitele

29. 9. 2023
Zprávičky

GlobalFoundries plánuje velké investice do rozšíření německé továrny

29. 9. 2023

Zprávičky

Telekomunikační firmy loni zvýšily tržby o 0,6 % na 121,3 miliardy Kč

ČTK
29. 9. 2023

Tuzemské telekomunikační firmy loni zvýšily tržby o 0,6 procenta na 121,3 miliardy korun. Z

CZ.NIC začal zveřejňovat seznam zablokovaných domén

ChatGPT začíná pro uživatele vyhledávat aktuální informace na internetu

ČTK
29. 9. 2023

Chatovací systém ChatGPT může nyní uživatelům poskytovat aktuální informace, které vyhledá na internetu. Už

Meta představila své první produkty založené na generativní AI pro spotřebitele

ČTK
29. 9. 2023

Americká internetová společnost Meta Platforms dnes představila své první produkty založené na generativní umělé

GlobalFoundries plánuje velké investice do rozšíření německé továrny

ČTK
29. 9. 2023

Americký výrobce čipů GlobalFoundries hodlá do konce desetiletí investovat osm miliard dolarů (zhruba 185

Alibaba zahájila restrukturalizaci, na burzu v Hongkongu uvede divizi Cainiao

ČTK
28. 9. 2023

Čínská internetová společnost Alibaba zahájila avizovanou restrukturalizaci, která předpokládá, že firma vyčlení logistickou součást

Univerzitu obrany napadli hackeři, údajně odcizili data z rektorátu

ČTK
27. 9. 2023

Univerzita obrany podle serveru iROZHLAS.cz čelí kybernetickému útoku, hackeři údajně odcizili data z rektorátu.

DDoS útoky na české firmy byly na konci prázdnin na vzestupu, výrazně roste i jejich kvalita

Pavel Houser
27. 9. 2023

Počet i intenzita DDoS útoků na české firmy během srpna oproti klidné první polovině

Sociální síť Threads prozatím zaostává za sítí X, které chtěla konkurovat

ČTK
27. 9. 2023

Sociální síti Threads pro zasílání krátkých zpráv v reálném čase, která patří do skupiny

Tiskové zprávy

Tech4Nature: s ochranou přírody pomáhá dokonce i umělá inteligence

Nový notebook Acer Nitro V 15 usnadňuje hraní her

NÚKIB aktualizoval forenzní aplikaci Maldump

Krajský úřad Středočeského kraje spustil zaměstnanecký portál

Ekonomika Salesforce poháněná umělou inteligencí přispěje v letech 2022 až 2028 k vytvoření 11,6 milionu pracovních míst a výnosu 2,02 bilionu dolarů

Eaton nasadil čtyři autonomní mobilní roboty MiR k optimalizaci intralogistických procesů

Zpráva dne

OMEZENÁ NABÍDKA od Goodoffer24: 91% sleva na Windows 10/11 za € 12 a Office 2016 za € 23

OMEZENÁ NABÍDKA od Goodoffer24: 91% sleva na Windows 10/11 za € 12 a Office 2016 za € 23

Redakce
1. 9. 2023

Jsme na začátku září. Zvláště těm, kteří rádi utrácejí za hardware důležité peníze, šetří...

Kalendář

Říj 24
Celý den

Bezpečnosť a dostupnosť dát

Lis 15
Celý den

Umělá inteligence v IT infrastruktuře

Zobrazit kalendář

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Web v éře, kdy obsah vytváří umělá inteligence

Pavel Houser
1. 9. 2023

Hned několik analýz a komentářů ve významných médiích spekulovalo v poslední době o tom, zda současná...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Slovník

3D

S-rank

MMS

Nejpopulárnější články

Ransomwarový útok stojí české oběti 8,25 milionu korun

Zakázat zákonem platby ransomwarovým vyděračům není reálné

Pavel Houser
9. 8. 2023

Synology DiskStation DS223: Moderní kompaktní NAS nejen pro SOHO

Synology DiskStation DS223: Moderní kompaktní NAS nejen pro SOHO

Redakce
21. 8. 2023

Hrátky s magnetickými víry

Feroelektricita a supravodivost se již nevylučují

Pavel Houser
10. 8. 2023

Průzkum Oracle a IDC radí středoevropským organizacím, jak inovovat

Jak posílit automatizaci telekomunikačních služeb a získat konkurenční výhodu

itbiz
22. 8. 2023

Maximální úroveň kontroly a údržby průmyslových zařízení s pomocí AI

Maximální úroveň kontroly a údržby průmyslových zařízení s pomocí AI

Josef Švenda
22. 6. 2023

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události Byznys Cloud Ekomerce Hardware Internet Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zpráva dne České IT

Píšeme jinde

RSS ScienceMag RSS

  • Větry z chladných hvězd mohou exoplanety připravit o atmosféry
  • Horská dráha a Möbiova páska
  • Za výběrem levotočivých aminokyselin možná stojí už RNA

RSS AbcLinuxu RSS

  • kmod 31
  • Hra Trüberbrook na GOG zdarma
  • Sound Open Firmware 2.7.0

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.