Musím vůbec šetřit na tisku?

Jak vyplynulo z odpovědí, skutečné tiskové náklady se snaží sledovat přibližně čtvrtina firem. Zde nezáleží na samotné velikosti firmy, ale spíše odvětví, ve kterém pracuje, respektive, zda při práci vyprodukuje vysoké množství tištěných dokumentů. Typicky jde o oblast financí a účetnictví, logistiky, právních služeb. tedy tam, kde vzniká velké množství personifikovaných výstupů. Tyto firmy tak patří mezi ty, které implementovaly nástroje pro správu tisku, a 70 % z této čtvrtiny má nastavena pravidla pro vyčíslení interní nákladovosti a zavedeny omezují politiky tisku s ohledem jak na pozici zaměstnance, tak typ používané tiskárny – tedy, že na některé tiskárně je povolen/zakázán barevný tisk, vynucena kvalita tiskového výstupu atd. Pouze 5 % z celkové počtu oslovených (tradičně šlo o 50 firem) má zavedenu správu až na úroveň jednotlivců a 10 % analyticky sleduje náklady spojené s daným klientem/zákazníkem.

To si vyžaduje už určité investice nejen do samotných technologií, ale rovněž lidské zdroje pro nastavení a vyhodnocení efektivity. Proto se hlubšímu managementu tisku menší firmy nevěnují, neboť jej vnímají jako náročný. Nejde tak ani o dojem, že by software byl složitý, nevadí ani počáteční nastavení a nahrání potřebných programů a ovladačů, ale právě samotná potřeba průběžného vyhodnocování a potřeba nastavení tiskových politik. Jendou za měsíc se podívat, který graf nákladů je nižší, a který vyšší samozřejmě nestačí, a aby systém byl efektivní, vyžaduje alokování osoby, která provede potřebné analýzy. To lze samozřejmě i outsourcovat, ale obecně je tato část považována za tolik zdržující (ať již kvůli potřebě interního člověka neo „zabitého“ času s někým z venku, aby mi řekl, že hodně tiskneme“), že se malá firma smíří s vyššími náklady na tisk, či spíše upustí od aktivního vyhledávání možnosti úspor. Ty mohu být samozřejmě u menších firem na první pohled bezvýznamné, a navíc restriktivní nastavení, jako například zakázaní barevného tisku nejsou z hlediska menších firem, kde často dochází k vykrývání pracovních pozic, často ani žádoucí. Navíc mezi normální věci je často řazen právě „rodinný“ tisk, kdy je zaměstnancům tolerován tisk skript, školních prací dětí apod. A v okamžiku, kdy jsou již takto nastaveny podmínky na pracovišti, bývá omezení vnímáno velmi negativně.

Úspor při tisku se tak menší firmy snaží dosáhnout pořízením ekonomičtějšího stroje v okamžiku, kdy je nutné vyměnit ten stávající. Při obnově v menších firmách nemusí hrát primární roli ani ekonomika provozu. Výpočet nákladů na tisk jedné strany vzniká místo přesnějšího výpočtu se zahrnutím veškerého materiálu jako je u laserových tiskáren i cena za fotoválce nebo pás, spíše čistým vydělením ceny kapacitou tonerů/zásobníků. Samotná pořizovací cena tiskárny je posuzována z hlediska okamžitého odpisu jako daňového nákladu. Pokud se cena přehoupne přes tuto hranici, firmy spíše volí cestu pronájmu potřebného stroje. A při nákupu tiskárny do vlastnictví, je rozhodujícím ukazatelem nikoli levný tisk z dlouhodobého hlediska, ale stav bankovního konta. V okamžiku, kdy není k dispozici dostatek financí není rozhodující, že investice do efektivnější tiskárny (dražší třeba o 20 – 30 %) se vrátí v podobě ceny za výtisk, ale okamžitá pořizovací cena stroje.

Dražší tisk v podstatě tolik nebolí, protože náklady na něj jsou rozloženy v průběhu roku nebo přijdou ke slovu za několik měsíců v okamžiku, kdy se kupují nové tonery nebo náplně. Jenže ty se koupit stejně musí - „přece kvůli tomu nekoupíme novou tiskárnu“ – a otázka nákladů na tisk odezní s příslibem, že až současná tiskárna doslouží, bude se její nástupce pečlivě vybírat. Což se nestane, protože tiskárna se jednoho dne odporoučí do křemíkového nebe a její náhrada sebude muset pořídit okamžitě. Pokud firma skutečně mnoho netiskne, není nutné se nad tímto přístupem pohoršovat. V řadě případů jde totiž o racionální řešení, byť uskutečněné nevědomky. Náklady na sledování nákladovosti a potřebný čas na provedení skutečné analýzy, která tiskárna je tou vhodnou, totiž vyjádřené v ceně práce daného člověka mohou být vyšší něž samotná úspora na tisku.

Právě okamžité nákupy u malých firem převažují, protože tiskárny slouží. dokud to jde. Často nechtěně, protože si mnohdy majitelé neuvědomují, že se blíží nebo je dávno za svojí živostností. Pří náhradě tiskárny pak primárně volí stejnou značku, protože s ní přece už umí pracovat. Často je tak opomíjen fakt, že se změnil ovládací software i funkce, a nová tiskárna má s tou starou málo společného. Pobídky pro změnu značky tak jsou dvě – buď vás stará tiskárna skutečně na…krkla nebo marketingová akce. Ty skutečně fungují – z námi oslovených firem se 30 % přiznalo, že rozhodnutí loupit určitou tiskárnu bylo věcí okamžitého rozhodnutí na základě „akční nabídky“. Zafungoval jak cashback, tak rozšíření záruky nebo bundle s náhradními tonery. To může u tiskárny s životností 30 tisíc výtisků představovat celkovou potřebu tisku malé firmy na pár roků, a jediným nákladem je cena zařízení.

U menších firem tak skutečně může nastat paradox, byť u malého procenta, že hledání úspor se může prodražit natolik, než kolik činí potencionální úspory. To, že ve firmě nevíte, za kolik tisknete, není totiž nic neobvyklého - v praxi to tuší málokterá společnost. A i ty největší často opomíjejí při svých výpočtech zahrnout ceny energií. Protože je mají prostě v ceně nájmu, a rozpočítání na „zásuvku“ se ani jim nemusí z hlediska ceny vynaložené práce rentovat. Takže než začnete překopávat váš tiskový park a nastavovat pravidla, která znepříjemní život vašim několika kolegům, zvažte, zda to má vůbec smysl. Někdy je prostě lepší nešetřit.