DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

Pavel Nykl | Onlio, 20. September 2018 08:00
DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

Personalistika – či v širším pojetí řízení lidských zdrojů – se týká každé organizace. A stejně jako v dalších oblastech i zde je nezbytné pracovat s širokou škálou různorodých dokumentů. Od smluv přes interní směrnice až po školící materiály. Nároky na tyto dokumenty a jejich správu se v návaznosti na mnoho okolností, jako je typ organizace nebo předmět podnikání, sice liší, nicméně podstata zůstává pořád stejná: bez dokumentů to nejde.

Naštěstí v dnešní době se již nemusíme spoléhat na čistě tradiční papírovou formu, k dispozici jsou tzv. DMS systémy (Document Management System, systémy pro správu elektronických dokumentů). DMS poskytuje nejen nástroje pro vývoj personální dokumentace a udržení kontroly nad ní, ale zajišťuje také automatizovaný řízený oběh dokumentů, a to napříč opravdu celou organizací. Především jde o možnost automatického vynucení definovaných postupů a pravidel. Jinými slovy, s dokumenty nelze pracovat zcela libovolně, ale tak, jak se v rámci konkrétního dokumentového procesu předpokládá.

Systém DMS může být komerčním uzavřeným produktem nebo řešením využívajícím open source technologie – jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na komunitní verzi platformy Alfresco. Právě to přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka. Podobně mohou organizace v rámci práce s lidskými zdroji využívat i další systémy, jako je například e-learning. Moderní DMS pochopitelně umí spolupracovat i s těmito dalšími prvky informační architektury.

Speciální rozšíření přímo pro personalistiku

Hlavní přidanou hodnotou DMS v personálním oddělení je znatelně jednodušší kontrola nad veškerými personálními dokumenty společnosti a také nižší výskyt chyb pramenící z „prošvihnutých“ termínů.

DMS eDoCat má pro personální agendu speciální modul Personální spis, který pokrývá hned tří důležité oblasti personalistiky. V první řadě jde o podporu práce s digitalizovanou podobou již existujících dokumentů a udržování všech personálních dokumentů zaměstnance v jednom elektronickém šanonu. Podstatou spisu je to, že dokumenty existují jen v jediném exempláři, jsou dostupné všem oprávněným uživatelům z jednoho místa a o jejich dostupnosti rozhoduje role přistupujícího uživatele. Každému zaměstnanci je přiřazen unikátní identifikátor (e-mail, osobní číslo apod.), díky kterému lze do spisu vkládat nové dokumenty a s pomocí kterého lze do spisu zaměstnance také nahlédnout. Bude záležet na vaší uživatelské roli, ale ve spisu můžete na jednom místě najít všechny dokumenty – od mzdového výměru přes náplň práce až třeba po absolvovaná školení, získané certifikace či žádosti o slevu na dani za vyživované dítě. Dle konkrétních oprávnění nechybí ani možnost úprav a v potřebném rozsahu lze obdobně vybrané dokumenty zpřístupnit i samotnému zaměstnanci či dalším pracovníkům, kteří tak nemusí s každou drobností chodit na personální oddělení. Nalezení relevantního dokumentu v platné verzi je potom dílem okamžiku.

Pro ty, kteří nemají specializovaný personální informační systém, může být další užitečnou funkcionalitou práce se vzory dokumentů. Tato funkce podstatně zjednodušuje generování nových dokumentů k podpisu např. při nástupu nového zaměstnance, popř. v situaci, kdy se mění některý z parametrů pracovního poměru a o této změně vzniká např. dodatek pracovní smlouvy. V takové situaci stačí zvolit z číselníku zaměstnanců správné jméno, do odpovídajícího formuláře uvést požadovanou změnu a eDoCat vygeneruje dokument z platné verze vzoru a rovnou ho založí do personálního spisu vybraného zaměstnance. Nespornou výhodou DMS pro personalistu i zaměstnance je také to, že se vždy pracuje s aktuálně platnými dokumenty.

Poslední – ale neméně důležitou – součástí modulu Personální spis je automatické hlídání termínů. Ať již jde o periodická povinná školení, platnost certifikátů nutných k vykonání určité profese (elektrikář, svářeč …) nebo třeba o platnost pracovních smluv na dobu určitou. Vše se přitom děje zcela automaticky s možností různých typů upozornění. DMS eDoCat se navíc může pochlubit podporou strojového vytěžování dat ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů a umožňuje tedy provádět i komplikovanější ověřování.

Maximální kontrola i ochrana osobních údajů
Výhodou využití DMS systémů je také podrobné protokolování veškerých změn včetně ukládání informací, které umožňují jednoznačně identifikovat autora i čas úpravy. V případě potřeby tak lze kdykoli prokázat nakládání se záznamem konkrétního zaměstnance. Spolu s řízením přístupu a pokročilými mechanismy archivace jde o důležitou funkcionalitu pro naplňování legislativních a certifikačních požadavků včetně obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů GDPR nebo ISO 9001.

Charakteristické pro nejlepší DMS systémy je úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu organizace. Z pohledu personalistiky jde mj. o řízení přístupů k jednotlivým dokumentům jako celku i ke konkrétním informacím v dokumentech obsažené: personalista vidí jen ty údaje, které jsou pro něj – podle jeho role a zařazení do struktury – dostupné. DMS systémy si poradí i se zařazením pracovníků do více různých rolí.

Jednoduše i z domova
Systémy jako eDoCat plně podporují moderní způsoby práce včetně vzdálených a mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli. V kanceláři, z domova, v terénu, na služební cestě. Tyto výhody se samozřejmě netýkají jen personální agendy – výsledkem je celkově vyšší efektivita jednotlivých týmů i celé organizace.

Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za oblast personalistiky. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle konkrétních představ a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení. Ostatně s ohledem na pokračující digitalizaci všech agend lze předpokládat, že bez IT se v brzké budoucnosti neobejde při zpracování dokumentů žádná organizace. Oblast personalistiky patří mezi ty, kde jsou přínosy DMS systému viditelné na první pohled a prakticky ihned po jeho nasazení do ostrého provozu.

DMS eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej organizace provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.

eDoCat pro personalisty v kostce:
• Efektivní a rychlejší práce s dokumenty – odpadá nutnost využívání tradiční papírové formy
• Zjednodušení přístupu k personálním datům
• Automatické hlídání termínů
• Jistota, že vždy jsou využívány aktuální verze dokumentů a šablon
• Centrální řízení přístupu
• Pokročilá ochrana osobních údajů
• Podrobné protokolování změn
• Celkové zlepšení kontroly nad personální dokumentací

Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio


RSS 

Komentujeme

Počítačové hry v hlavě – a to dokonce multiplayer

Pavel Houser , 03. August 2019 06:30
Pavel Houser

Tetris v podání vědců z University of Washington připomíná málem telepatii – jeden z hráčů vidí pada...

Více



Kalendář

25. 08.

29. 08.
VMworld US 2019
05. 09.

06. 09.
Technical Computing Camp 2019
06. 09.

11. 09.
IFA 2019
RSS 

Zprávičky

Průzkum: Chytrým mobilem platí již téměř třetina Čechů

ČTK , 20. August 2019 14:40

Podíl Čechů platících svým chytrým mobilem je 31 %, zatímco v roce 2016 to bylo pouze 13 %. ...

Více 0 komentářů

Startup vyvinul pro umělou inteligenci největší čip na světě

ČTK , 20. August 2019 10:24

Nově vyvinutý čip obsahuje 1,2 bilionu tranzistorů....

Více 0 komentářů

Nordic Telecom si stěžuje u ÚOHS

Pavel Houser , 20. August 2019 08:00

Vnitro u zakázky pro záchranné sbory argumentuje utajením a chce uplatnit výjimku ze zákona o zadává...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Huawei bude moci nakupovat americké součástky o 90 dní déle

ČTK , 19. August 2019 15:33

Ministerstvo obchodu USA také oznámilo, že zařadí na černou listinu zhruba 50 přidružených firem Hua...

Více 0 komentářů

Bezpečnostní rady státu jedná o kybernetickém útoku na ministerstvo zahraničí

ČTK , 19. August 2019 11:36

Ministerstvo zahraničí čelilo kybernetickému útoku v červnu....

Více 0 komentářů

V Irsku končí první šetření velké firmy okolo pravidel GDPR

ČTK , 19. August 2019 08:00

Celý proces zřejmě bude trvat měsíce, protože firma musí dostat čas na to, aby se mohla k vyšetřován...

Více 0 komentářů

Většina uživatelů sociálních sítí v USA by za ně byla ochotna platit

ČTK , 18. August 2019 08:00

Autoři dále spočítali, kolik by platformy vydělaly, pokud by vycházely pouze s příjmy od předplatite...

Více 0 komentářů