DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

Pavel Nykl | Onlio, 20. září 2018 08:00
DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

Personalistika – či v širším pojetí řízení lidských zdrojů – se týká každé organizace. A stejně jako v dalších oblastech i zde je nezbytné pracovat s širokou škálou různorodých dokumentů. Od smluv přes interní směrnice až po školící materiály. Nároky na tyto dokumenty a jejich správu se v návaznosti na mnoho okolností, jako je typ organizace nebo předmět podnikání, sice liší, nicméně podstata zůstává pořád stejná: bez dokumentů to nejde.

Naštěstí v dnešní době se již nemusíme spoléhat na čistě tradiční papírovou formu, k dispozici jsou tzv. DMS systémy (Document Management System, systémy pro správu elektronických dokumentů). DMS poskytuje nejen nástroje pro vývoj personální dokumentace a udržení kontroly nad ní, ale zajišťuje také automatizovaný řízený oběh dokumentů, a to napříč opravdu celou organizací. Především jde o možnost automatického vynucení definovaných postupů a pravidel. Jinými slovy, s dokumenty nelze pracovat zcela libovolně, ale tak, jak se v rámci konkrétního dokumentového procesu předpokládá.

Systém DMS může být komerčním uzavřeným produktem nebo řešením využívajícím open source technologie – jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na komunitní verzi platformy Alfresco. Právě to přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka. Podobně mohou organizace v rámci práce s lidskými zdroji využívat i další systémy, jako je například e-learning. Moderní DMS pochopitelně umí spolupracovat i s těmito dalšími prvky informační architektury.

Speciální rozšíření přímo pro personalistiku

Hlavní přidanou hodnotou DMS v personálním oddělení je znatelně jednodušší kontrola nad veškerými personálními dokumenty společnosti a také nižší výskyt chyb pramenící z „prošvihnutých“ termínů.

DMS eDoCat má pro personální agendu speciální modul Personální spis, který pokrývá hned tří důležité oblasti personalistiky. V první řadě jde o podporu práce s digitalizovanou podobou již existujících dokumentů a udržování všech personálních dokumentů zaměstnance v jednom elektronickém šanonu. Podstatou spisu je to, že dokumenty existují jen v jediném exempláři, jsou dostupné všem oprávněným uživatelům z jednoho místa a o jejich dostupnosti rozhoduje role přistupujícího uživatele. Každému zaměstnanci je přiřazen unikátní identifikátor (e-mail, osobní číslo apod.), díky kterému lze do spisu vkládat nové dokumenty a s pomocí kterého lze do spisu zaměstnance také nahlédnout. Bude záležet na vaší uživatelské roli, ale ve spisu můžete na jednom místě najít všechny dokumenty – od mzdového výměru přes náplň práce až třeba po absolvovaná školení, získané certifikace či žádosti o slevu na dani za vyživované dítě. Dle konkrétních oprávnění nechybí ani možnost úprav a v potřebném rozsahu lze obdobně vybrané dokumenty zpřístupnit i samotnému zaměstnanci či dalším pracovníkům, kteří tak nemusí s každou drobností chodit na personální oddělení. Nalezení relevantního dokumentu v platné verzi je potom dílem okamžiku.

Pro ty, kteří nemají specializovaný personální informační systém, může být další užitečnou funkcionalitou práce se vzory dokumentů. Tato funkce podstatně zjednodušuje generování nových dokumentů k podpisu např. při nástupu nového zaměstnance, popř. v situaci, kdy se mění některý z parametrů pracovního poměru a o této změně vzniká např. dodatek pracovní smlouvy. V takové situaci stačí zvolit z číselníku zaměstnanců správné jméno, do odpovídajícího formuláře uvést požadovanou změnu a eDoCat vygeneruje dokument z platné verze vzoru a rovnou ho založí do personálního spisu vybraného zaměstnance. Nespornou výhodou DMS pro personalistu i zaměstnance je také to, že se vždy pracuje s aktuálně platnými dokumenty.

Poslední – ale neméně důležitou – součástí modulu Personální spis je automatické hlídání termínů. Ať již jde o periodická povinná školení, platnost certifikátů nutných k vykonání určité profese (elektrikář, svářeč …) nebo třeba o platnost pracovních smluv na dobu určitou. Vše se přitom děje zcela automaticky s možností různých typů upozornění. DMS eDoCat se navíc může pochlubit podporou strojového vytěžování dat ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů a umožňuje tedy provádět i komplikovanější ověřování.

Maximální kontrola i ochrana osobních údajů
Výhodou využití DMS systémů je také podrobné protokolování veškerých změn včetně ukládání informací, které umožňují jednoznačně identifikovat autora i čas úpravy. V případě potřeby tak lze kdykoli prokázat nakládání se záznamem konkrétního zaměstnance. Spolu s řízením přístupu a pokročilými mechanismy archivace jde o důležitou funkcionalitu pro naplňování legislativních a certifikačních požadavků včetně obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů GDPR nebo ISO 9001.

Charakteristické pro nejlepší DMS systémy je úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu organizace. Z pohledu personalistiky jde mj. o řízení přístupů k jednotlivým dokumentům jako celku i ke konkrétním informacím v dokumentech obsažené: personalista vidí jen ty údaje, které jsou pro něj – podle jeho role a zařazení do struktury – dostupné. DMS systémy si poradí i se zařazením pracovníků do více různých rolí.

Jednoduše i z domova
Systémy jako eDoCat plně podporují moderní způsoby práce včetně vzdálených a mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli. V kanceláři, z domova, v terénu, na služební cestě. Tyto výhody se samozřejmě netýkají jen personální agendy – výsledkem je celkově vyšší efektivita jednotlivých týmů i celé organizace.

Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za oblast personalistiky. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle konkrétních představ a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení. Ostatně s ohledem na pokračující digitalizaci všech agend lze předpokládat, že bez IT se v brzké budoucnosti neobejde při zpracování dokumentů žádná organizace. Oblast personalistiky patří mezi ty, kde jsou přínosy DMS systému viditelné na první pohled a prakticky ihned po jeho nasazení do ostrého provozu.

DMS eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej organizace provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.

eDoCat pro personalisty v kostce:
• Efektivní a rychlejší práce s dokumenty – odpadá nutnost využívání tradiční papírové formy
• Zjednodušení přístupu k personálním datům
• Automatické hlídání termínů
• Jistota, že vždy jsou využívány aktuální verze dokumentů a šablon
• Centrální řízení přístupu
• Pokročilá ochrana osobních údajů
• Podrobné protokolování změn
• Celkové zlepšení kontroly nad personální dokumentací

Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio


RSS 

Komentujeme

Co s genetickými databázemi?

Pavel Houser , 07. říjen 2018 15:00
Pavel Houser

Jak bylo oznámeno již v letos dubnu, tzv. zabijáka z Golden State odhalily veřejné genetické databáz...

Více

Kalendář

16. 10. Digitální podpora výroby
17. 10.

19. 10.
Future Forces Forum 2018
17. 10. Konfera 2018







RSS 

Zprávičky

Tržby operátorů loni stouply o 2,4 % na 117,3 miliardy Kč

ČTK , 16. říjen 2018 14:48

Loni byl u tržeb ze služeb poskytovaných prostřednictvím mobilní sítě zaznamenán meziroční nárůst o ...

Více 0 komentářů

Robotická automatizace zvýšila produktivitu ve 3/4 českých firem

Pavel Houser , 16. říjen 2018 11:31

Jen 4 % dotázaných společností provozuje více než 50 robotů....

Více 0 komentářů

Zemřel spoluzakladatel Microsoftu Paul Allen

ČTK , 16. říjen 2018 10:28

V roce 1974 spolužáci ze střední školy Allen a Gates vymysleli programovací jazyk Basic. ...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Dodavatelé vojenských technologií Harris a L3 Technologies se dohodli na fúzi

ČTK , 16. říjen 2018 08:00

Obě firmy vyrábějí satelity pro sledování a širokopásmové komunikační systémy pro armádu a policii....

Více 0 komentářů

Falešné bankovní aplikace opět pronikly do Google Play

Pavel Houser , 15. říjen 2018 12:27

Objeveno šest aplikací, které vytváří dojem, že pochází od renomovaných bankovních institucí nebo sm...

Více 0 komentářů

Pentagonu unikla data o vojácích a civilních zaměstnancích

ČTK , 15. říjen 2018 08:00

Federální zpráva nedávno varovala před nedostatečnou kybernetickou ochranou vojenských zbraňových pr...

Více 0 komentářů

Google se odvolal proti rekordní pokutě od EK za Android

ČTK , 12. říjen 2018 12:35

Případ je poměrně složitý a mohlo by trvat i několik let, než soudci rozhodnou....

Více 0 komentářů