• Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
ITBiz.cz
ITBiz.cz
Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky

DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

itbiz
20. 9. 2018
| Články

Personalistika – či v širším pojetí řízení lidských zdrojů – se týká každé organizace. A stejně jako v dalších oblastech i zde je nezbytné pracovat s širokou škálou různorodých dokumentů. Od smluv přes interní směrnice až po školící materiály. Nároky na tyto dokumenty a jejich správu se v návaznosti na mnoho okolností, jako je typ organizace nebo předmět podnikání, sice liší, nicméně podstata zůstává pořád stejná: bez dokumentů to nejde.
Naštěstí v dnešní době se již nemusíme spoléhat na čistě tradiční papírovou formu, k dispozici jsou tzv. DMS systémy (Document Management System, systémy pro správu elektronických dokumentů). DMS poskytuje nejen nástroje pro vývoj personální dokumentace a udržení kontroly nad ní, ale zajišťuje také automatizovaný řízený oběh dokumentů, a to napříč opravdu celou organizací. Především jde o možnost automatického vynucení definovaných postupů a pravidel. Jinými slovy, s dokumenty nelze pracovat zcela libovolně, ale tak, jak se v rámci konkrétního dokumentového procesu předpokládá.

Systém DMS může být komerčním uzavřeným produktem nebo řešením využívajícím open source technologie – jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na komunitní verzi platformy Alfresco. Právě to přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka. Podobně mohou organizace v rámci práce s lidskými zdroji využívat i další systémy, jako je například e-learning. Moderní DMS pochopitelně umí spolupracovat i s těmito dalšími prvky informační architektury.

Speciální rozšíření přímo pro personalistiku

Hlavní přidanou hodnotou DMS v personálním oddělení je znatelně jednodušší kontrola nad veškerými personálními dokumenty společnosti a také nižší výskyt chyb pramenící z „prošvihnutých“ termínů.

DMS eDoCat má pro personální agendu speciální modul Personální spis, který pokrývá hned tří důležité oblasti personalistiky. V první řadě jde o podporu práce s digitalizovanou podobou již existujících dokumentů a udržování všech personálních dokumentů zaměstnance v jednom elektronickém šanonu. Podstatou spisu je to, že dokumenty existují jen v jediném exempláři, jsou dostupné všem oprávněným uživatelům z jednoho místa a o jejich dostupnosti rozhoduje role přistupujícího uživatele. Každému zaměstnanci je přiřazen unikátní identifikátor (e-mail, osobní číslo apod.), díky kterému lze do spisu vkládat nové dokumenty a s pomocí kterého lze do spisu zaměstnance také nahlédnout. Bude záležet na vaší uživatelské roli, ale ve spisu můžete na jednom místě najít všechny dokumenty – od mzdového výměru přes náplň práce až třeba po absolvovaná školení, získané certifikace či žádosti o slevu na dani za vyživované dítě. Dle konkrétních oprávnění nechybí ani možnost úprav a v potřebném rozsahu lze obdobně vybrané dokumenty zpřístupnit i samotnému zaměstnanci či dalším pracovníkům, kteří tak nemusí s každou drobností chodit na personální oddělení. Nalezení relevantního dokumentu v platné verzi je potom dílem okamžiku.

Pro ty, kteří nemají specializovaný personální informační systém, může být další užitečnou funkcionalitou práce se vzory dokumentů. Tato funkce podstatně zjednodušuje generování nových dokumentů k podpisu např. při nástupu nového zaměstnance, popř. v situaci, kdy se mění některý z parametrů pracovního poměru a o této změně vzniká např. dodatek pracovní smlouvy. V takové situaci stačí zvolit z číselníku zaměstnanců správné jméno, do odpovídajícího formuláře uvést požadovanou změnu a eDoCat vygeneruje dokument z platné verze vzoru a rovnou ho založí do personálního spisu vybraného zaměstnance. Nespornou výhodou DMS pro personalistu i zaměstnance je také to, že se vždy pracuje s aktuálně platnými dokumenty.

Poslední – ale neméně důležitou – součástí modulu Personální spis je automatické hlídání termínů. Ať již jde o periodická povinná školení, platnost certifikátů nutných k vykonání určité profese (elektrikář, svářeč …) nebo třeba o platnost pracovních smluv na dobu určitou. Vše se přitom děje zcela automaticky s možností různých typů upozornění. DMS eDoCat se navíc může pochlubit podporou strojového vytěžování dat ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů a umožňuje tedy provádět i komplikovanější ověřování.

Maximální kontrola i ochrana osobních údajů
Výhodou využití DMS systémů je také podrobné protokolování veškerých změn včetně ukládání informací, které umožňují jednoznačně identifikovat autora i čas úpravy. V případě potřeby tak lze kdykoli prokázat nakládání se záznamem konkrétního zaměstnance. Spolu s řízením přístupu a pokročilými mechanismy archivace jde o důležitou funkcionalitu pro naplňování legislativních a certifikačních požadavků včetně obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů GDPR nebo ISO 9001.

Charakteristické pro nejlepší DMS systémy je úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu organizace. Z pohledu personalistiky jde mj. o řízení přístupů k jednotlivým dokumentům jako celku i ke konkrétním informacím v dokumentech obsažené: personalista vidí jen ty údaje, které jsou pro něj – podle jeho role a zařazení do struktury – dostupné. DMS systémy si poradí i se zařazením pracovníků do více různých rolí.

Jednoduše i z domova
Systémy jako eDoCat plně podporují moderní způsoby práce včetně vzdálených a mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli. V kanceláři, z domova, v terénu, na služební cestě. Tyto výhody se samozřejmě netýkají jen personální agendy – výsledkem je celkově vyšší efektivita jednotlivých týmů i celé organizace.

Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za oblast personalistiky. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle konkrétních představ a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení. Ostatně s ohledem na pokračující digitalizaci všech agend lze předpokládat, že bez IT se v brzké budoucnosti neobejde při zpracování dokumentů žádná organizace. Oblast personalistiky patří mezi ty, kde jsou přínosy DMS systému viditelné na první pohled a prakticky ihned po jeho nasazení do ostrého provozu.

DMS eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej organizace provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.

eDoCat pro personalisty v kostce:
• Efektivní a rychlejší práce s dokumenty – odpadá nutnost využívání tradiční papírové formy
• Zjednodušení přístupu k personálním datům
• Automatické hlídání termínů
• Jistota, že vždy jsou využívány aktuální verze dokumentů a šablon
• Centrální řízení přístupu
• Pokročilá ochrana osobních údajů
• Podrobné protokolování změn
• Celkové zlepšení kontroly nad personální dokumentací

Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio

Rubriky: Podnikový software

Související příspěvky

Jak ochránit koncové body před ransomwarem?
Články

Jak ochránit koncové body před ransomwarem?

14. 1. 2021
Zebra systems - Zdenek Binek
Články

Příležitosti se Zebra systems

6. 1. 2021
Cisco uvádí technologické trendy nejen pro rok 2021
Články

Cisco uvádí technologické trendy nejen pro rok 2021

4. 1. 2021
Zprávičky

Česká firma Storyous získala investici od společnosti SaltPay

31. 12. 2020

Zprávičky

Dědic Samsungu I Če-jong dostal dva a půl roku vězení za korupci

ČTK
18. 1. 2021

Rozhodnutí vrchního soudu bude mít značný dopad na vedení technologického giganta. Na dva a

České i světové organizace čelí nejčastěji útokům malwaru Emotet

Pavel Houser
18. 1. 2021

Emotet začal jako bankovní trojan, nyní funguje univerzálněji. Následují škodlivé kódy Trickbot a FormBook.

Ripple 20 představuje nebezpečí pro stovky tisíc zařízení

EMA: Hackeři zveřejnili ukradené e-maily o vakcíně, pozměnili je

ČTK
17. 1. 2021

Při kybernetickém útoku na Evropskou agenturu pro léčivé přípravky (EMA) se pachatelům podařilo získat

Operátoři o ověřovacích SMS k očkování podle asociace nevěděli

ČTK
15. 1. 2021

Operátoři se dozvěděli o požadavku státu na SMS ověření při registraci k očkování proti

USA umístily Xiaomi na černou listinu, akcie firmy prudce klesly

ČTK
15. 1. 2021

Administrativa amerického prezidenta Donalda Trumpa umístila na černou listinu podniků spojených s ozbrojenými silami

Wikipedia je po 20 letech existence jedním z nejpopulárnějších webů

ČTK
15. 1. 2021

Původně měla Wikipedia jen podporovat jiný projekt nazvaný Nupedia - tradičněji pojatou encyklopedii. Vybraná

Zákony informatiky: Když Brooksův zákon neplatí

Nový nejvýkonnější český superpočítač se bude jmenovat Karolina

Pavel Houser
14. 1. 2021

Karolina bude dosahovat špičkového výkonu 15,2 PFlop/s. V posledním čtvrtletí minulého roku proběhla soutěž

Výrobce čipů TSMC má za sebou nejlepší kvartál v historii

ČTK
14. 1. 2021

Poptávka po čipech je v poslední době tak vysoká, že továrny na celém světě

Telefónica se dohodla na prodeji svých stožárů za 7,7 mld. eur

ČTK
14. 1. 2021

Evropské telekomunikační firmy doposud spíše odmítaly ztrátu kontroly nad stožáry, které považovaly za strategicky

Tiskové zprávy

Český startup Memsource kupuje německou společnost Phrase

Alienware představil vylepšené herní stroje

Acer a PrinterLogic poskytují pro podniky řešení pro tisk bez serveru

IBM Cloud Pak pro integraci umožňuje digitální transformaci Komerční banky

Společnost Pure Storage byla v magickém kvadrantu Gartneru označena za lídra

Lenovo představuje nové modely ThinkBook pro mobilní profesionály

Zpráva dne

Šťastný celý rok 2021 s levným softwarem!

Šťastný celý rok 2021 s levným softwarem!

Redakce
6. 1. 2021

Nabídka levného a hlavně legálního softwaru od GoodOffer24.com, od nástrojů produktivity od Microsoftu přes...

Odebírat newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Komentujeme

Chvála černých skřínek

Největší rizika umělé inteligence

Pavel Houser
26. 12. 2020

Tak jako dosud skoro každá technologie, i umělá inteligence se dostane do rukou zločincům. Jak s...

Slovník

Umbrella Brand

SMSC

Legal secretary

Nejpopulárnější články

DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

itbiz
20. 9. 2018

Analytici: Cena bitcoinu dál poroste, může ale přijít korekce

ČTK
17. 12. 2020

Operátoři musí nově uvádět přesnou rychlost internetu

ČTK
3. 1. 2021

Za bezpečnostní incidenty v cloudu mohou hlavně samotní zákazníci

Německá policie odhalila zřejmě největší obchod na darknetu

ČTK
12. 1. 2021

Zákony informatiky: Návštěva u Annie DeCaprio s Hofstadterem a Cheopsem

Zákony informatiky: Návštěva u Annie DeCaprio s Hofstadterem a Cheopsem

Petr Zavoral
24. 12. 2020

Kategorie

  • Články
  • Komentujeme
  • Slovník
  • Tiskové zprávy
  • Zprávičky

Portál ITbiz.cz přináší informace z IT a byznysu již od roku 2006. Provozuje jej internetové vydavatelství Nitemedia. Hosting zajišťuje společnost Greenhousing.cz. Mezi další naše projekty patří například ABClinuxu.cz a Sciencemag.cz. Na stránce Redakce naleznete informace o redakci a možnostech inzerce.

Rubriky

Akce a události Byznys Cloud Ekomerce Hardware Internet Marketing Operační systémy Podnikový software Právo Rozhovory Science Security Technologie Telekomunikace Veřejná správa Vývoj a HTML Zajímavosti Zpráva dne České IT

RSS abclinuxu – čerstvé zprávičky

  • Bezpečnostní chyba v zamykání obrazovky v Cinnamonu
  • Flatpak 1.10.0
  • Novinky od PINE64 - 01/2021. PinePhone s předinstalovaným Mobianem

RSS Sciencemag.cz

  • U 8 z 25 druhů eurasijských netopýrů našli protilátky na vzteklinu
  • Muž si píchl lysohlávky, začaly v něm růst
  • Vakcína proti leismanióze

Newsletter

Zásady ochrany osobních údajů.

Zkontrolujte svoji doručenou poštu a potvrďte odběr.

Žádné výsledky
Zobrazit všechny výsledky
  • Technologie
  • Byznys
  • Software
  • Hardware
  • Internet
  • Telco
  • Science
  • České IT
  • Události

© 2019 Vydává Nitemedia s.r.o. Hosting zajišťuje Greenhousing.cz.

Tento web používá cookies. Pokračováním dáváte souhlas s jejich používáním. Více na itbiz.cz/soukromi.