DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

Pavel Nykl | Onlio, 20. September 2018 08:00
DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu!

Personalistika – či v širším pojetí řízení lidských zdrojů – se týká každé organizace. A stejně jako v dalších oblastech i zde je nezbytné pracovat s širokou škálou různorodých dokumentů. Od smluv přes interní směrnice až po školící materiály. Nároky na tyto dokumenty a jejich správu se v návaznosti na mnoho okolností, jako je typ organizace nebo předmět podnikání, sice liší, nicméně podstata zůstává pořád stejná: bez dokumentů to nejde.

Naštěstí v dnešní době se již nemusíme spoléhat na čistě tradiční papírovou formu, k dispozici jsou tzv. DMS systémy (Document Management System, systémy pro správu elektronických dokumentů). DMS poskytuje nejen nástroje pro vývoj personální dokumentace a udržení kontroly nad ní, ale zajišťuje také automatizovaný řízený oběh dokumentů, a to napříč opravdu celou organizací. Především jde o možnost automatického vynucení definovaných postupů a pravidel. Jinými slovy, s dokumenty nelze pracovat zcela libovolně, ale tak, jak se v rámci konkrétního dokumentového procesu předpokládá.

Systém DMS může být komerčním uzavřeným produktem nebo řešením využívajícím open source technologie – jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na komunitní verzi platformy Alfresco. Právě to přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka. Podobně mohou organizace v rámci práce s lidskými zdroji využívat i další systémy, jako je například e-learning. Moderní DMS pochopitelně umí spolupracovat i s těmito dalšími prvky informační architektury.

Speciální rozšíření přímo pro personalistiku

Hlavní přidanou hodnotou DMS v personálním oddělení je znatelně jednodušší kontrola nad veškerými personálními dokumenty společnosti a také nižší výskyt chyb pramenící z „prošvihnutých“ termínů.

DMS eDoCat má pro personální agendu speciální modul Personální spis, který pokrývá hned tří důležité oblasti personalistiky. V první řadě jde o podporu práce s digitalizovanou podobou již existujících dokumentů a udržování všech personálních dokumentů zaměstnance v jednom elektronickém šanonu. Podstatou spisu je to, že dokumenty existují jen v jediném exempláři, jsou dostupné všem oprávněným uživatelům z jednoho místa a o jejich dostupnosti rozhoduje role přistupujícího uživatele. Každému zaměstnanci je přiřazen unikátní identifikátor (e-mail, osobní číslo apod.), díky kterému lze do spisu vkládat nové dokumenty a s pomocí kterého lze do spisu zaměstnance také nahlédnout. Bude záležet na vaší uživatelské roli, ale ve spisu můžete na jednom místě najít všechny dokumenty – od mzdového výměru přes náplň práce až třeba po absolvovaná školení, získané certifikace či žádosti o slevu na dani za vyživované dítě. Dle konkrétních oprávnění nechybí ani možnost úprav a v potřebném rozsahu lze obdobně vybrané dokumenty zpřístupnit i samotnému zaměstnanci či dalším pracovníkům, kteří tak nemusí s každou drobností chodit na personální oddělení. Nalezení relevantního dokumentu v platné verzi je potom dílem okamžiku.

Pro ty, kteří nemají specializovaný personální informační systém, může být další užitečnou funkcionalitou práce se vzory dokumentů. Tato funkce podstatně zjednodušuje generování nových dokumentů k podpisu např. při nástupu nového zaměstnance, popř. v situaci, kdy se mění některý z parametrů pracovního poměru a o této změně vzniká např. dodatek pracovní smlouvy. V takové situaci stačí zvolit z číselníku zaměstnanců správné jméno, do odpovídajícího formuláře uvést požadovanou změnu a eDoCat vygeneruje dokument z platné verze vzoru a rovnou ho založí do personálního spisu vybraného zaměstnance. Nespornou výhodou DMS pro personalistu i zaměstnance je také to, že se vždy pracuje s aktuálně platnými dokumenty.

Poslední – ale neméně důležitou – součástí modulu Personální spis je automatické hlídání termínů. Ať již jde o periodická povinná školení, platnost certifikátů nutných k vykonání určité profese (elektrikář, svářeč …) nebo třeba o platnost pracovních smluv na dobu určitou. Vše se přitom děje zcela automaticky s možností různých typů upozornění. DMS eDoCat se navíc může pochlubit podporou strojového vytěžování dat ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů a umožňuje tedy provádět i komplikovanější ověřování.

Maximální kontrola i ochrana osobních údajů
Výhodou využití DMS systémů je také podrobné protokolování veškerých změn včetně ukládání informací, které umožňují jednoznačně identifikovat autora i čas úpravy. V případě potřeby tak lze kdykoli prokázat nakládání se záznamem konkrétního zaměstnance. Spolu s řízením přístupu a pokročilými mechanismy archivace jde o důležitou funkcionalitu pro naplňování legislativních a certifikačních požadavků včetně obecného nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů GDPR nebo ISO 9001.

Charakteristické pro nejlepší DMS systémy je úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu organizace. Z pohledu personalistiky jde mj. o řízení přístupů k jednotlivým dokumentům jako celku i ke konkrétním informacím v dokumentech obsažené: personalista vidí jen ty údaje, které jsou pro něj – podle jeho role a zařazení do struktury – dostupné. DMS systémy si poradí i se zařazením pracovníků do více různých rolí.

Jednoduše i z domova
Systémy jako eDoCat plně podporují moderní způsoby práce včetně vzdálených a mobilních. Uživatelé tak mohou těžit z výhod digitálního věku včetně rychlého přístupu k požadovanému dokumentu, kdykoli a odkudkoli. V kanceláři, z domova, v terénu, na služební cestě. Tyto výhody se samozřejmě netýkají jen personální agendy – výsledkem je celkově vyšší efektivita jednotlivých týmů i celé organizace.

Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za oblast personalistiky. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle konkrétních představ a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení. Ostatně s ohledem na pokračující digitalizaci všech agend lze předpokládat, že bez IT se v brzké budoucnosti neobejde při zpracování dokumentů žádná organizace. Oblast personalistiky patří mezi ty, kde jsou přínosy DMS systému viditelné na první pohled a prakticky ihned po jeho nasazení do ostrého provozu.

DMS eDoCat je k dispozici jak v tradiční on-premise podobě, kdy jej organizace provozuje na své infrastruktuře a má vše pod plnou kontrolou, tak i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů a přenesení starostí s provozem na tým špičkových profesionálů.

eDoCat pro personalisty v kostce:
• Efektivní a rychlejší práce s dokumenty – odpadá nutnost využívání tradiční papírové formy
• Zjednodušení přístupu k personálním datům
• Automatické hlídání termínů
• Jistota, že vždy jsou využívány aktuální verze dokumentů a šablon
• Centrální řízení přístupu
• Pokročilá ochrana osobních údajů
• Podrobné protokolování změn
• Celkové zlepšení kontroly nad personální dokumentací

Autor: Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio


RSS 

Komentujeme

E-banking namísto datové schránky

Pavel Houser , 12. March 2019 11:30
Pavel Houser

Projekty zaměřené na elektronický kontakt občana se státní správou u nás zatím příliš neuspěly. Dr...

Více

Kalendář

14. 03.

24. 03.
IT mezi paragrafy 2019
19. 03.

22. 03.
Amper 2019
26. 03. IT Security Workshop 2019







RSS 

Zprávičky

FIS koupí za 35 miliard dolarů zpracovatele plateb Worldpay

ČTK , 18. March 2019 13:43

Worldpay ročně zpracuje kolem 40 miliard transakcí ve 146 zemích a 126 měnách....

Více 0 komentářů

MPO očekává výnos z aukce mobilních kmitočtů 8 miliard Kč

ČTK , 18. March 2019 09:00

Úřad počítá s tím, že by lákal čtvrtého mobilního operátora ke vstupu na trh přednostní možností pod...

Více 0 komentářů

Facebook opouštějí po oznámení nové strategie vysocí manažeři

ČTK , 18. March 2019 08:00

Facebook se více zaměří na komunikaci v šifrovaných službách, jaký pak ale bude obchodní model?...

Více 0 komentářů

Starší zprávičky

Zakladatel zkrachovalé bitcoinové burzy Mt. Gox dostal podmínku

ČTK , 17. March 2019 08:00

Na bitcoinové burze Mt. Gox se v době její největší slávy uskutečňovalo až 80 % světového obchodu v ...

Více 0 komentářů

Auta Google Street View se vracejí do Česka

Pavel Houser , 16. March 2019 09:00

Po dvou letech přiveze Google i Trekker, umožňuje zahrnout i místa, kam se vozidla nedostanou....

Více 0 komentářů

Infikované aplikace v Google Play měly 147 milionů stažení

Pavel Houser , 15. March 2019 11:00

210 aplikací v Google Play se pokouší zamořit telefon oběti reklamou - nejen v samotných aplikacích....

Více 0 komentářů

Spotify viní Apple z porušování pravidel hospodářské soutěže

ČTK , 15. March 2019 10:00

Apple prý pomocí různých omezení tlačí konkurenční předplatitelské služby k tomu, aby využívaly jeho...

Více 0 komentářů