Google Apps – Gmail na vlastní doméně

Vítejte v Google Apps

Co to vlastně je

Google Apps je balík především online kancelářských aplikací a služeb určený k použití na vlastní internetové doméně druhého řádu. Jako takový zahrnuje tyto služby Google: e-mail (Gmail), instant messenger (Google Talk), Kalendář Google, Dokumenty Google a v neposlední řadě také nástroj na tvorbu webových stránek. Můžete tak získat celou internetovou kancelář Google svázanou s vaším doménovým jménem. Tyto služby jsou sice dostupné i pro běžné uživatele, ale teprve v Google Apps k nim dostanete pokročilou integraci, zákaznickou podporu a další technická vylepšení, ke kterým se ještě v tomto článku dostaneme.

Hlavní výhoda Google Apps ale podle mě spočívá právě v jeho možnosti použití vlastní domény v e-mailu. Lze tak docílit reprezentativní a dobře zapamatovatelné adresy, která přitom poběží na technickém zázemí Gmailu. O kvalitách Gmailu přitom nemá cenu pochybovat, protože patří mezi jeden z celosvětově nejlepších a nejpoužívanějších freemailů. Na druhou stranu právě díky tomu už je většina jen trochu lukrativnějších free adres zabrána. Tyto adresy navíc musejí být delší než 6 znaků, takže jediná naděje spočívá v registrování dlouhých adres jmeno.prijmeni@gmail.com. Přitom právě díky Google Apps tato omezení padají a není problém si pořídit pěknou adresu typu jan@novak.cz nebo novak@firma.com.

Toto řešení tak může být zajímavé nejenom pro jednotlivce, ale i firmy a instituce, které nemají důvod si vydržovat vlastní mailserver. Případně jim nevyhovují různé webmaily, které mají leckdy dost omezené možnosti (IceWarp, SquirrelMail, BlueMamba, OpenWebMail atd.).

Právě z těchto důvodu je Google Apps nabízeno hned v několika verzích, a to jak standardní nebo tzv. Education (určené hlavně školám a neziskovým organizacím), které jsou samozřejmě zdarma, tak účet Google Apps Premier, který nabízí rozšíření některých služeb, a u kterého se právě předpokládá zacílení na firmy. Cena této verze je pak 40,00 € / uživatelský účet / rok.

Jak se připojit

Registrace Google Apps je trochu pracnější a delší, než u běžného freemailu, ale i tak to není nic složitého. Nový účet si můžete založit na doméně, kterou již vlastníte. Jediná podmínka je, že vám správce vašich DNS záznamů umožní zásah do MX záznamů. Ty obsahují IP adresu počítače, který se stará o doručení pošty v této doméně. U seriózních poskytovatelů hostingu to zpravidla není problém. Neodpustím si malou reklamu, protože například můj webhosting ONEbit.cz je na to dokonale připraven. Má dokonce připravené DNS profily, ve kterých tyto změny provedete ve dvou kliknutích.

To však není jediná možnost. Do Google Apps si totiž můžete zaregistrovat i úplně novou doménu. Přímo na začátku registrace se totiž nabízí záložka „Chci koupit název domény“, kde si můžete koupit doménu úplně novou. Výběr je ale omezený pouze na pět generických domén, .com, .net, .org, .info a .biz. Domény se údajně mají registrovat přes GoDaddy.com. Vše je podle zkušenosti ostatních uživatelů velmi rychlé a i cena jedné domény 10 USD ročně je určitě víc než přijatelná. Při koupi domény při registraci jste bohužel ochuzeny o národní domény jako .cz, .sk. Naštěstí spousta webhostingových společností nabízí speciální tarify právě jen tzv. „e-mail hostingy“ nebo služby typu parkování domény, při kterém vám za pár korun umožní používat vlastní doménu právě jen pro e-mail. Tyto programy jsou obvykle levné a navíc ani zajímavých domén 2. řádu není neomezené množství. Takže těch 10 USD nebo 200 KČ se vám po čase může několikanásobně vrátit jako zajímavá investice za prodanou doménu.

Nějakou doménu už tedy máme a můžeme se pustit dále do registrace. V dalším kroku jsou požadovány informace o vás, případně volitelně i o vaší organizaci, a samozřejmě musíte zvolit i přihlašovací jméno a heslo. Po těchto krocích už se můžete normálně přihlásit, i když třeba e-mail ještě používat nemůžete. K tomu musí proběhnout ještě další dva důležité kroky. Prvním je ověření vlastnictví domény. To lze provést dvěma způsoby. Buď nahráním html souboru s kódem do rootu webu nebo změnou CNAME záznamu. Osobně jsem zvolil nahrání souboru do kořenového adresáře, protože mi to přišlo rychlejší, ale volba je samozřejmě jen na vás. Jednu výtku bych tu ale přece jen měl. Google používá tento způsob ověřování vlastnictví webu – domény i u „nástrojů pro webmastery“. Zajímavé ale je, že se jedná o trochu jiný (nekompatibilní) soubor. Takže Googlu vlastně dvakrát různými soubory potvrzujete to samé. V budoucnu by si to určitě zasloužilo opravit na použití jediného autentifikačního souboru.

Posledním krokem nutným k tomu abyste mohli naplno začít využívat Google Apps je změna v DNS – MX záznamů. V administraci je k tomu podrobný návod i s vysvětlením. Další postup je u každého individuální a záleží na tom, u koho máte své záznamy vedeny. Někdo tyto změny neumožňuje vůbec, jinde se musíte domluvit se správcem serveru – technickou podporou, jinde si to můžete změnit sami nebo u těch nejlepších, jako mnou zmíněný ONEbit.cz, máte vše rovnou připraveno.

Nutno podotknout, že na schválení obou těchto důležitých kroků si Google vyhrazuje 48 hodin. Nedokážu posoudit, jestli administrátoři Google kontrolují i další věci, jako třeba údaje ve WHOIS, každopádně u mě celý proces schvalování netrval déle než dvě hodiny. To je vše. Pokud těmito kroky projdete úspěšně, můžete začít naplno využívat Google Apps.

Možnosti Google Apps

Na „standard“ verzi účtu si můžete zaregistrovat až 50 různých uživatelů plus navíc alias domény. U verzí Premier a Education by měla být samozřejmě možnost vytvořit ještě více uživatelů. Mělo by se jednat o číslo 500, po dohodě s administrátory Google možná i více. V základu se jedná samozřejmě o standardní Gmail schránky se všemi svými výhodami jako velikost schránky přes 7 GB na jeden účet, kontextové vyhledávání v textech e-mailů, organizování e-mailů pomocí štítků, slučování e-mailové komunikace do jedné zprávy, kvalitní antivirová ochrana, pokročilý antispamový filtr, stahování pošty do lokálního klienta (POP3, IMAP4), odesílání upozornění na e-maily pomocí sms zpráv atd.

Premier a Education verze navíc obsahují některé libůstky. Hlavně první jmenovaný má například kapacitu schránek 25 GB na jeden účet, garantovanou dostupnost 99.9 %, nástroje pro migraci nebo podporu API a aplikací třetích stran.

Možnosti Gmailu jsou sami o sobě dost rozsáhlé a neustále se vylepšují, jako ostatně i další součásti balíčku Google Apps, o kterých snad ani nemá cenu se dále rozepisovat. Jedná se o dokumenty, kalendář, chat a nástroj pro tvorbu webových stránek. Tyto aplikace se ale nijak výrazně neliší od normálního používání bez Google Apps. I když třeba svázání vašeho jména – domény v chatu (Google Talk) může být užitečné. Trochu mě jen překvapuje, že se Google nepokusil do tohoto balíku nacpat všechny služby, které má k dispozici. Otázkou tak zůstává, proč je nástroj na tvorbu www stránek (Page creator) dostupný přímo a Blogger.com ne. Proč nejsou k dispozici nástroje jako Picasa nebo Mapy, včetně jejich desktopových ekvivalentů?! V budoucnu bude tedy minimálně zajímavé, jestli Google Apps zůstane jako čistě pracovní online kancelářský balík s důrazem na e-mail, nebo se z něj naopak stane centrum spojující všechny služby Googlu pod jednou střechou, podobně jako je to například v balíku Zoho. Nechme se překvapit.

Závěrečné zhodnocení

Doufám, že jste si udělali představu o tom, co to vlastně je Google Apps, případně vám tento článek pomohl si tuto zajímavou službu zprovoznit. Osobně tento přístup Googlu považuji za jeden z nejideálnějších přístupů k e-mailu pro náročnější uživatele nebo menší firmy a instituce. Pozitivní vnímám i umístění on-line kancelářských aplikací přímo do balíčku. Kdo je chce, může je hned začít používat, kdo ne tak není do ničeho nucen. Jinak Google Apps samozřejmě není jediná podobná služba na trhu. Velmi podobné parametry má například konkurence v podobě Microsoftu a Windows Live Custom Domains, které také nabízí až 500 schránek po 5Gb a širokou podporu integrace pomocí Windows Live ID. Najdou se samozřejmě i další a v závěru je tedy jen na vás, komu dáte přednost.